MailStore Server propose plusieurs options d'archivage des e-mails. Le choix de la bonne stratégie d'archivage dépend de l'infrastructure de messagerie (par exemple, serveur de messagerie et clients de messagerie) d'une part, et des objectifs de l'entreprise d'autre part.

Archivage automatique de tous les e-mails entrants et sortants

Avec cette méthode d'archivage, tous les e-mails sont archivés avant d'être remis aux boîtes aux lettres des utilisateurs.

Les avantages

• Intégralité des archives
• Les e-mails ne peuvent pas être manipulés ou supprimés avant l'archivage
• Cela permet de répondre à un nombre croissant d'exigences de conformité

Désavantages

• Si les e-mails privés sont autorisés dans l'entreprise, cette méthode d'archivage peut entraîner des difficultés concernant les lois sur la confidentialité de certains pays. Dans ce cas, une interdiction de toute communication par e-mail privée à l'échelle de l'entreprise, un accord contractuel avec les employés ou l'approbation d'une organisation d'employés seraient nécessaires.
• La charge de travail du serveur de messagerie et la quantité de données ne sont pas réduites car tous les e-mails sont toujours livrés et stockés dans les boîtes aux lettres
• Les e-mails ne peuvent être attribués aux utilisateurs qu'en tant qu'objet envoyé ou reçu; une reproduction de la structure du dossier de la boîte aux lettres n'est pas possible

Mise en oeuvre

• Avec Microsoft Exchange en archivant la boîte aux lettres du Journal
• Avec des serveurs de messagerie compatibles IMAP tels que MDaemon, Kerio Connect ou IceWarp MailServer en archivant les boîtes aux lettres multipdrop (également appelées boîtes aux lettres catchall )
• Dans tous les autres cas et dans les entreprises sans leur propre serveur de messagerie en utilisant gratuitement la passerelle MailStore

Archivage de boîtes aux lettres individuelles

Avec cette méthode d'archivage, les e-mails sont archivés à partir des boîtes aux lettres individuelles des utilisateurs. Cela peut être réalisé en archivant les boîtes aux lettres directement à partir du serveur de messagerie ou, si cela n'est pas possible, en archivant les clients de messagerie.

Les avantages

• La structure de dossiers des boîtes aux lettres archivées, des clients de messagerie ou des fichiers PST est appliquée à l'archive facilitant l'accès aux e-mails archivés
• Les e-mails archivés peuvent être supprimés des boîtes aux lettres selon des règles prédéfinies réduisant ainsi de manière permanente la charge de travail du serveur de messagerie

Désavantages

• Les e-mails peuvent être supprimés ou manipulés avant l'archivage, même si les intervalles d'archivage sont très courts
• Le respect des exigences légales ne peut pas, ou seulement difficilement, être mis en œuvre

Mise en oeuvre

Par exemple avec la solution de messagerie MDaemon Server, consultez notre article en français Comment archiver une boîte individuelle MDaemon avec Mailstore ?

Exécution temporelle des tâches d'archivage

L'archivage des serveurs de messagerie est une tâche en cours d'exécution dans MailStore Server, effectuée côté serveur en arrière-plan, dès que l'exécution d'un profil d'archivage est définie sur Automatique . En définissant une pause entre chaque exécution ainsi qu'une période pendant laquelle le profil d'archivage n'est jamais exécuté, les administrateurs ont un contrôle total sur le processus d'archivage automatique.

L'archivage des clients de messagerie et des fichiers de messagerie dépend généralement de l'utilisateur Windows actuel et est donc exécuté sur le client, généralement manuellement (voir Archivage unique des e-mails existants ). MailStore permet de créer des tâches planifiées dans le Planificateur de tâches Windows pour automatiser les tâches d'archivage côté client. Ceci doit être pris en compte si aucune autre option n'est disponible - l'archivage côté serveur doit toujours être préféré.

Archivage unique des e-mails existants

Outre l'archivage des futurs e-mails, les e-mails préexistants doivent également être archivés et mis à la disposition de votre entreprise en permanence. Ce processus unique doit inclure les e-mails dans un stockage décentralisé (par exemple, les fichiers PST ou les clients de messagerie des utilisateurs). Dans le même temps, les e-mails plus anciens (par exemple plus de deux ans) peuvent être supprimés des boîtes aux lettres automatiquement après l'archivage. Cela libère de l'espace de stockage sur le serveur de messagerie et simplifie les procédures de sauvegarde. Tous les e-mails restent accessibles aux utilisateurs via les archives MailStore.